WhatsApp Business para Congresos
En este artículo vamos a hablar sobre los usos de WhatsApp Business para congresos y convenciones, y porque deberías implementarlo en la gestión de tus eventos, claro hay algunos para los cuales esta potente herramienta propiedad de Meta.
¿Qué es WhatsApp Business?
WhatsApp Business es un portafolio de soluciones para comunicación empresarial App WhatsApp Business y la Plataforma WhatsApp Business con funcionalidades adicionales que permiten a empresas de todo tipo interactuar con sus clientes.
Para determinar como utilizar WhatsApp Business para congresos y convenciones debemos tener claro las diferencias entre la App WhatsApp Business y la Plataforma WhatsApp Business.
App WhatsApp Business
WhatsApp Business es una aplicación gratuita que empodera a las pequeñas empresas. Permite conectar con clientes de forma personalizada a través de WhatsApp, brindando herramientas para destacar productos y servicios, responder preguntas, y mejorar las ventas y la satisfacción del cliente.
¿Qué puedo hacer con la App WhatsApp Business para congresos y convenciones?
- Creación de un perfil de tu agencia o del evento para el que lo vayas a utilizar
- Creación de catálogos de productos y servicios ya sean opciones de registro o reservación de hospedaje
- Compartir con tus contactos los links a los catálogos de registro y reservación de hospedaje
- Activar un carrito de compras
- Hacer difusión con tus contactos
- Asignar la cuenta a múltiples usuarios
- Crear anuncios directamente desde la app y publicar en Facebook e Instagram
Desventajas con la App WhatsApp Business para congresos y convenciones
La aplicación WhatsApp Business, aunque útil para eventos pequeños, presenta algunas limitaciones para los de mayor afluencia. En primer lugar, no está diseñada para manejar grandes volúmenes de mensajes, lo que puede ser un problema para congresos y convenciones de mayor participación. Además, ofrece menos opciones de personalización y control sobre las comunicaciones en comparación con la API de WhatsApp Business.
También es importante destacar que la aplicación está vinculada a un único dispositivo móvil (y abrir sesión en hasta 3 dispositivos como navegadores web), lo que limita el acceso por múltiples usuarios. Por último, la aplicación no permite integraciones complejas con sistemas para gestión de eventos o bases de datos, ni ofrece herramientas avanzadas para el análisis de datos y métricas de compromiso del cliente.
Plataforma WhatsApp Business
La plataforma WhatsApp Business (o API de WhatsApp) ofrece a las grandes empresas una solución robusta para interactuar con sus clientes a través de WhatsApp. Esta plataforma, más sofisticada que la aplicación WhatsApp Business, permite conversaciones escalables y eficientes, generando confianza y mejorando las ventas. Sus funciones de automatización, como secuencias de mensajes predefinidos y chat bots, están diseñadas para optimizar la comunicación con grandes volúmenes de clientes.
A diferencia de la App WhatsApp Business y WhatsApp Personal, la Plataforma WhatsApp Business es un conjunto de soluciones API para desarrolladores que son utilizadas para integrar con sistemas en nuestro caso pueden ser sistemas de registro en línea o sistemas de reservación de hospedaje.
¿Qué se puede hacer con la Plataforma WhatsApp Business para congresos y convenciones?
Hablando específicamente de la operación de eventos ya sean congresos y convenciones es posible realizar la integración con sistemas de gestión de eventos y aplicar su poderío en tareas como:
- Envío de confirmaciones de registro, inscripciones, reservación de hospedaje, confirmación de vuelos, traslados, etc.
- Envío de mensajes multimedia con Gafete Digital y QR Code
- Envío de mensajes por lotes o grupos de participantes
- Envío de mensajes para confirmar asistencia a un evento
- Envío de mensajes para descarga de constancias en línea
Desventajas con la Plataforma WhatsApp Business para congresos y convenciones
La API de WhatsApp Business presenta desafíos financieros y técnicos para las sociedades, asociaciones y empresas que organizan congresos y convenciones. Implementar y mantener la API puede ser costoso, lo que puede ser un obstáculo para eventos con presupuestos limitados. Además, la integración y gestión de la API requieren conocimientos técnicos, lo que puede ser un desafío para empresas sin un equipo de desarrollo de sistemas dedicado.
Además, la API de WhatsApp Business crea dependencia de una única plataforma, lo que puede ser riesgoso en caso de cambios en políticas o interrupciones del servicio. Aunque la API ofrece funcionalidades útiles, puede haber limitaciones en la personalización y opciones avanzadas en comparación con otras plataformas. Finalmente, las preocupaciones de privacidad y seguridad son importantes, especialmente en sectores donde la confidencialidad de datos es esencial, ya que usar una plataforma de terceros implica riesgos.
5 recomendaciones de utilizar WhatsApp Business para congresos y convenciones de forma eficaz
El uso de la app y plataforma de WhatsApp Business para congresos y convenciones es muy diversa ya que se puede utilizar antes, durante y después de un evento, aquí te dejamos 5 recomendaciones de utilizar la plataforma de forma eficaz
- Administración de registro e inscripciones
- Administración de reservaciones de hospedaje
- Comunicación y avisos importantes para participantes
- Administración y gestión de transportación aérea y terrestre
- Control de acceso para congresos, convenciones y exposiciones comerciales
Otro uso que se le puede dar es con la industria y patrocinadores por ejemplo promocionar algún stand o conferencia entre otros.
Conclusiones sobre WhatsApp Business para congresos y convenciones
WhatsApp Business ofrece dos soluciones para la comunicación empresarial: la API y la aplicación. La API es ideal para empresas que organizan congresos y convenciones de gran tamaño, ya que permite automatizar tareas, gestionar un gran volumen de mensajes y facilitar la integración con sistemas de gestión de eventos.
Por otro lado, la aplicación de WhatsApp Business es una herramienta eficiente y económica para empresas o agencias que organizan eventos más pequeños, brindando funcionalidades básicas de automatización y comunicación. La elección entre la API y la aplicación depende del tamaño del evento y sus necesidades específicas.
Ambas opciones representan una oportunidad para mejorar la comunicación con los clientes y optimizar la gestión de eventos, adaptándose a las necesidades de la era digital.
